построим бизнес в России

deps

Коммерческая недвижимость: смена управляющей компании

Этот процесс, даже если в его основе не лежит открытый конфликт между собственником и УК, все равно протекает довольно болезненно для всех вовлеченных сторон. На какие аспекты следует обратить внимание при смене управляющей компании, чтобы избежать как финансовых, так и моральных потерь? 

Для чего
В развитых странах в целях предотвращения коррупции принято периодически менять поставщиков каких бы то ни было услуг. Поэтому на принадлежащих иностранным корпорациям объектах смена управляющих компаний происходит регулярно. В России этот опыт пока не прижился, и если отечественные владельцы идут на замену УК, то по иным причинам. 

Процесс смены управляющих компаний на объектах коммерческой недвижимости занимает от трех до шести месяцев, поэтому частая смена управляющей компании может негативно сказаться на уровне эксплуатации объекта. По мнению экспертов, очень многое зависит от качества представляемых услуг УК и отношений между управляющей компанией и собственником, а также между управляющей компанией и арендаторами. 

Кризис также внес определенные коррективы: в этот период кризиса девелоперы стали значительно чаще проводить конкурсы по выбору управляющей компании, однако в большинстве случаев это был в первую очередь способ оценить текущее состояние рынка управляющих компаний или же добиться снижения стоимости договора. Как правило, после таких конкурсов управление финансовыми потоками оставалось в руках внутренней УК – главным образом потому, что собственники в массе своей по-прежнему не готовы допускать к этому процессу компании со стороны. Значительно легче на аутсорсинг профессионалам передавали техобслуживание и уборку объекта, потому что это экономически выгоднее. Для грамотных девелоперов последнее – основной критерий выбора УК. Если же управляющую компанию все-таки меняли на внешнюю, то чаще всего в попытках сэкономить и повысить качество обслуживания. 

Чья инициатива
Основная причина смены УК – соотношение цены и качества услуг. Как правило, смена управляющей компании происходит из-за некачественной работы, которая в итоге отражается на отношениях собственника с арендаторами и влияет на желание арендаторов продлевать отношения с собственником. 

При проведении тендера собственника подстерегает опасность просчитаться и в погоне за экономией попасть в руки недобросовестных участников рынка. Демпингующие компании часто рассчитывают компенсировать недополученные с заказчика деньги либо за счет дополнительных работ, оплачиваемых отдельно, либо за счет снижения себестоимости (а значит и качества) оказываемых слуг. Такие операторы нанимают неквалифицированный персонал, ведут «черную» бухгалтерию, злостно нарушают налоговое и трудовое законодательство. Последнее особенно распространено на рынке клининга. 

Обратные ситуации, то есть смена УК по инициативе самой компании, на рынке достаточно редки. Однако есть причины, по которой управляющая компания сама отказывается от сотрудничества с собственником: если бюджет проекта не позволяет выполнять требуемый объем работ на должном уровне. Такой подход характерен для большинства профессиональных УК, поэтому собственникам следует иметь в виду, что готовность подстроиться под все его требования часто демонстрируют как раз демпингующие компании. 

Есть еще один вариант – когда инициатором смены управляющей компании является арендатор. Если причины объективны и арендатор является важным (например, якорный арендатор), то собственник может пойти ему навстречу. Нормальный собственник не может быть доволен работой управляющей компании, если к ее работе имеют претензии арендаторы. И даже если самого собственника все устраивает, в большинстве случаев он идет на уступки арендатору. 

По общему правилу, главное в отношениях между УК и собственником – следование интересам последнего. В зависимости от того, нацелен ли тот на получение стабильного дохода и долговременное владение объектом или же намеревается в обозримом будущем продать свою собственность и его главная задача – повысить ее капитализацию, и определяется тип стратегии управения. 

Как расторгнуть договор
Как должен проходить процесс смены управляющей компании? Рекомендуется выполнять следующую последовательность действий: 
1) проведение тендера по выбору новой управляющей компании; 
2) уведомление старой управляющей компании о расторжении договора возмездного оказания услуг; 
3) приемка технической документации от старой управляющей компании и передача такой документации новой УК для ознакомления и разработки плана мероприятий по обслуживанию объекта (должна быть осуществлена за разумный срок до прекращения договора со старой управляющей компанией); 
4) заключение договора возмездного оказания услуг с новой УК. 

Договор возмездного оказания услуг, которым регулируются отношения между УК и собственником в соответствии с Гражданским кодексом, расторгнуть не так сложно. Действующее законодательство РФ предусматривает право заказчика (собственника объекта коммерческой недвижимости) в одностороннем порядке расторгнуть договор возмездного оказания услуг, компенсировав исполнителю (управляющей компании) фактически понесенные исполнителем расходы. В этой связи специфика расторжения договора возмездного оказания услуг определяется самим договором: в частности, договором могут быть предусмотрены специальные сроки направления уведомлений о досрочном расторжении договора. Например, за три месяца до расторжения. Хотя в большинстве договоров предусматривается право собственника уведомить УК об отказе от ее услуг в оговоренный срок, как правило, за 30 дней. 

На что следует обратить особое внимание при расторжении договора с управляющей компанией? По мнению экспертов, наиболее важными являются следующие аспекты: обеспечение функционирования объекта недвижимого имущества до заключения договора с новой УК. Рекомендуется предусмотреть в договоре систему штрафов за нарушение управляющей компанией своих обязательств. Далее – возврат управляющей компанией технической документации на объект. Договор с управляющей компанией должен содержать условие о сроках возврата собственнику всей технической документации на объект и штрафы за нарушение этой обязанности. Что касается календарного периода, в который происходит смена УК, эксперты не считают данный фактор препятствием, даже когда этот процесс не совпадает с окончанием финансового года. 

Финансовый вопрос
Наиболее болезненным для собственника является вопрос возможных дополнительных затрат. Затраты собственника при смене УК связаны с возможным сокращением технического и административного персонала. Но на практике они минимальны, так часть персонала переходит в новую УК либо на другие объекты сменяемой УК. Профессиональная управляющая компания способна зайти на объект за один-два месяца. 

Аудит систем и общего состояния объекта обязателен, так как при передаче всех систем здания новой УК фиксируются все недочеты. Если есть проблемы с инженерными системами, необходимо сообщить об этом собственнику и выполнить работы по их устранению. По умолчанию он проводится одновременно с плановой работой новой УК на объекте и отдельно не оплачивается. Очень важна техническая составляющая: детальный анализ состояния всех систем здания, наличие исполнительной документации, фактически выполненные работы за последний год, что поможет более точно составить бюджет эксплуатации новой УК на первый год. 

В большинстве случаев если собственник меняет одну управляющую компанию на другую, то стоимость их услуг будет примерно одинаковой, с разницей до 10%, и, следовательно, никаких существенного изменения расходов при этом не должно возникать. Тем не менее собственник должен быть начеку: стоит опасаться демпингующих компаний, которые предлагают большую разницу в цене, которая в будущем может вылиться в снижение качества услуг. 

Что касается УК, для нее досрочное расторжение договора может обернуться финансовыми потерями. Например, если было закуплено специальное оборудование для оказания услуг конкретному клиенту, а некоторое время спустя этот клиент отказался от сотрудничества. 

По мнению экспертов, одним из основных способов минимизации риска досрочного расторжения договора для УК является установление особого порядка расторжения договора: стороны могут предусмотреть, что договор может быть расторгнут путем направления уведомления за длительный срок до такого расторжения. Вместе с тем такое условие может быть признано ничтожным. Норма, предусматривающая право заказчика на одностороннее расторжение договора, является императивной и не может быть изменена по соглашению сторон. Кроме того, не допускается установление договором штрафов за его одностороннее расторжение. 

Единственным способом для УК минимизировать подобные риски является хорошая работа. Управляющая компания должна понимать пожелания собственников и строить свою работу так, чтобы цели УК и собственника совпадали. Работа управляющей компании должна быть максимальна прозрачна для собственника. Он должен иметь возможность согласовать все процедуры работы УК на объекте (от регламентов подготовки к зиме до должностных инструкций каждого сотрудника). Это же касается и периодической проверки состояния всех инженерных систем. 

Заключение
Таким образом, смена управляющей компании может доставить массу неприятных моментов как собственнику, так и самой компании. Для того, чтобы их избежать необходимо ответственно подходить к выбору УК, а также заранее определять отношения сторон в договоре.