построим бизнес в России

deps

Штатное расписание

Специально разработанная форма штатного расписания форма (Т3 в альбоме форм первичной учетной документации) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04г. С того периода, как многие считают, данное штатное расписание является обязательным для использования во всех организациях, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации вне зависимости от форм собственности. 
Однако, следует отметить, что штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника. 

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает. 

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о “штатном расписании организации”. 

При этом следует отметить, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. 

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует. 

Что же означает понятие «штатное расписание»? 

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, отражающий структуру организации. В нем содержится полный перечень должностей с указанием их количества и размеров окладов и различных премий и надбавок, которые существуют в данной организации по отношению к той или иной должности. 

Другими словами штатное расписание – это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру предприятия, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы. 

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе. 

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора. 

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии). 

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии. 

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет. 

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников. 
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения. 

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. 

Для подготовки штатного расписания применяют унифицированную форму Т3, утвержденную постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.04г. №1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Обычно работодатели применяют эту форму. 

Данным документом устанавливаются все формы первичных документов, т.е. тех документов, на основе которых ведется бухгалтерский учет организации ( пункт.1 статья 9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). 
Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а “всякое своеволие” в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами. 
Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 “Штатное расписание” родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”. 

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”. 

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 “О первичных учетных документах” разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики). 

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению. 

Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ? 

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. 

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени). 

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою. 
Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” может рассматриваться только как рекомендательная. 
Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете. 

Вопрос относительно того в чьи должностные обязанности входит составление штатного расписания и внесение в него различных изменений строго не регламентируется. В различных организациях данный вопрос закрепляется за различными структурными подразделениями. Как правило, все зависит от размера организации. На крупных предприятиях и в крупных организациях всеми вопросами, касающимися штатного расписания, занимаются либо кадровая служба, либо отдел организации и оплаты труда. В большинстве же малых организаций вышеперечисленные отделы просто-напросто не предусмотрены, а потому составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и руководители различных отделов и даже сами предприниматели. 

Нельзя не отметить, что составление штатного расписания представляет собой довольно-таки сложную процедуру, которая состоит из нескольких этапов, каждый из которых требует приложения определенных усилий и наличия некоторых знаний в области экономики. 

Прежде чем приступать к разработке штатного расписания главное, что необходимо сделать – это четко определить организационную структуру организации. Под структурой организации в данном контексте подразумевается схематическое отображение всех структурных подразделений предприятия с подробной прорисовкой порядка их подчиненности. Не будет лишним при определении организационной структуры организации уделить внимание не только вертикальным, но и горизонтальным связям между подразделениями. 

Немаловажное значение в процессе создания штатного расписания имеет заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание». 

Начинать заполнение формы Т-3 следует с наименования организации, значащегося в учредительных документах предприятия. Важно закрепить правила заполнения реквизита в специальной инструкции или внутреннем положении, чтобы избежать какие либо вопросы и спорные неоднозначные ситуации. 

Затем следует присвоить документу порядковый номер. Организациям, где изменения в штатное расписание вносятся часто, рекомендуется для штатного расписания использовать отдельную нумерацию с использованием литерных обозначений. 
Дата составления документа проставляется в отдельной графе следующим образом: «дд.мм.гггг». Нередко случается так, что дата составления штатного расписания не совпадает с датой вступление его в действие, поэтому в форме Т3 предусмотрена специальная графа, в которой и указывается время начала и конца действия штатного расписания. 

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Поэтому в форме имеется графа, где нужно проставить дату и номер приказа, а так же количество единиц в штате и месячный фонд заработной платы. 

Первая колонка формы Т3 – «Наименование структурного подразделения». Правильность отображения в штатном расписании наименований структурных подразделений организации является первоочередной задачей отдела кадров или отдела организации и оплаты труда. С целью упрощения работы можно воспользоваться тарифно-квалификационными справочниками и общероссийскими классификаторами. 

Наименования структурных подразделений обычно указывают по группам: 
  • руководящий состав и административно-бытовая часть (дирекция, бухгалтерия, секретариат, отдел кадров и т.д.) 
  • производственные подразделения 
  • обслуживающие и вспомогательные подразделения. 
Каждому структурному подразделению необходимо присвоить код. Это необходимо для удобства ведения документооборота.
Кодирование необходимо для обозначения места мелких структурных подразделений в структуре более крупных. 

Далее следует заполнить графу «Профессия\Должность» 

Эта графа должна заполняться строго в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками, общероссийским классификатором должностей служащих, профессий рабочих и прочих нормативных документов. Профессии располагают в строго иерархическом порядке. 

Затем необходимо внести в форму Т3 количество штатных единиц предприятия. При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. 

Штатная единица – это должностная единица, предусмотренная штатным расписанием. Обычно количество штатных единиц, особенно это касается организаций, которые финансируются из регионального или федерального бюджета, определяют вышестоящие организации исходя из потребностей предприятия и экономической целесообразности. 

В том случае, если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). 
Далее необходимо определиться с тарифными ставками. Работодатели очень часто сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5-9, в которых отражается заработная плата работника. 

Тарифные ставки – это инструмент тарификации оплаты труда на предприятиях, которые финансируются из бюджета в соответствии с единой тарифной сеткой и статьей 129 Трудового кодекса РФ. По данным понятием понимают фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определенной квалификации за определенную единицу времени. 

Здесь является необходимым оговориться, что размер оклада не может быть ниже минимального размера оплаты труда прописанного Трудового кодекса РФ. При этом в размер минимальной оплаты труда ни в коем случае не включаются премии, доплаты и прочие поощрительные выплаты. 

Для рабочих, труд которых оплачивается сдельно, рассчитывается отдельно с учетом специфики организации. 

В форме Т3 есть несколько граф, которые объединены общим названием «надбавка»
 
Надбавка к заработной плате - это выплаты сверх должностного оклада, выплачиваемые с целью стимулирования работников к достижению высоких производственных показателей и повышению производительности труда. Обычно надбавки устанавливают по итогам аттестации работников согласно решения аттестационной комиссии. 

При формировании штатного расписания необходимо учитывать 2 основные формы выплаты доплат и надбавок. 
  • Первая форма: процентная. Устанавливается в процентах от оклада. 
  • Вторая форма: надбавка. Устанавливается в виде фиксированной суммы. 
Когда в штатном расписании устанавливаются доплаты и надбавки, в соответствующей колонке указывается, в каком конкретно размере и за какие заслуги устанавливается данная надбавка или доплата. 

Если работодатель не имеет возможности заполнить соответствующие графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты. 

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. 
Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания в графах 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. 

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. 

Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве России нет. 

Очень часто при составлении штатного расписания возникает вопрос, как сделать таким образом, чтобы работники, которые занимают аналогичные должности, получали бы заработную плату, которая соответствует уровню их квалификации, чтобы вместе с тем соблюдались принципы равенства, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации. 
Решить данный вопрос можно абсолютно различными путями – в прямой зависимости от профессионализма руководящего состава. При этом в процессе поиска собственного решения нужно оценивать существующую систему оплаты труда в организации. Обычно данную проблему решают, устанавливая стандартный оклад всем сотрудникам, работающим по данной должности и профессии, а оплата для всех сотрудников, которые работают по данной должности должна производиться путем установления персонифицированных надбавок на конкретный период. 

Подсчет итога по графам 5-9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. 

Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным. 

Всякого рода надбавки и должностной оклад, выплаченные за определенный месяц составляют месячный фонд заработной платы. Под фондом заработной платы понимаются суммарные денежные средства, предусмотренные штатным расписанием и системой оплаты, которые действуют на предприятии для выплаты работникам. 

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно. 

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. 

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, на наш взгляд, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.
 
Иногда возникают ситуации, когда приходится вносить в штатное расписание определенные изменения. Как правило, изменения в штатное расписание вносятся в случаях сокращения численности или штата работников. При этом в случае сокращения численности сотрудников исключают только отдельные единицы, а в случае сокращения штата – целые подразделения. В данном случае работники, которые трудятся по сокращаемым профессиям подлежат увольнению по определенным статьям Трудового Кодекса Российской Федерации. 

Согласно постановления Госкомстата Российской Федерации от 24.03.99 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в форме первичной документации (за исключением форм по учету кассовых операций) предприятие может в случае необходимости вносить дополнительные реквизиты. Однако все реквизиты утвержденных форм остаются без изменений, в том числе код, номер формы, название документа.
 
Внимание! Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм КАТЕГОРИЧЕСКИ запрещено. Все вносимые изменения оформляются распорядительным документом компании. При этом форматы бланков, которые указываются в унифицированных формах первичной учетной документации хоть и являются рекомендуемыми, могут претерпевать изменения. 

В процессе изготовления бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации допустимо внесение изменений в плане расширения или сужения строк и граф, учитывая значность показаний, а так же включения необходимых дополнительных строк и вкладных листков, необходимых для удобства размещения и дальнейшей обработки всей необходимой информации. 

Штатное расписание должно храниться в архиве организации в течение 75 лет, а при утверждении нового отдела кадров работает с последним вплоть до последующей замены. 
Несмотря на то, что ни в одном законодательном акте не вменяется работодателю в обязанность вести штатное расписание, в трудовом кодексе оно упоминается в статьях 15 и 57, согласно которым трудовая функция сотрудника определяется как работа» по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы». 

На практике отсутствие у предприятия или компании штатного расписания проверяющие органы могут воспринимать как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к материальной ответственности на сумму от 500 до 5000 рублей, а организация – на сумму от 30000 до 50000 рублей согласно статьи 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях Российской Федерации. Конечно, учитывая необязательный характер такого документа, как штатное расписание, эти санкции можно оспорить в судебном порядке, но может быть проще составить штатное расписание, и оградить организацию от лишних судебных тяжб. Тем более, что судами чаще принимается сторона государственных учреждений. Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. К примеру, в случае увольнения сотрудников по сокращению штата и подачи с их стороны заявления в суд на работодателя, последнему будет довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным. 

Название источника: Кадры.Ру